Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen rekisteriseloste ja informointiasiakirja Hotelli Sunday Morning Resortin asiakasrekisterissä tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä.

1. Rekisterin pitäjä

Sunday Morning Resort / Loipposet Oy
Huhanniemi 1, 98530 Pelkosenniemi

2. Yhteyshenkilö

Petri Haverinen, Resort Manager, petri@sundaymorning.fi

3. Rekisterin nimi

Asiakas- ja markkinointirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu kuluttaja-asiakkaiden ja yritysasiakkaiden asiakassuhteeseen, sopimussuhteeseen, rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen tai muuhun oikeutettuun perusteeseen. Tällä perusteella käsitellään henkilötietoja, joita rekisteröidyltä otetaan huone-, ohjelma- tai pöytävarausta tehtäessä tai niiden laskutusta varten. Rekisteröidyltä ei tarvitse pyytää erillistä suostumusta tietojen käsittelyyn käsittelyn perustuessa oikeutettuun etuun tai sopimukseen.

Henkilötietoja voidaan käsitellä sopimusvelvoitteiden täyttämiseen sekä muuhun yhteydenpitoon rekisteröidyn kanssa, markkinointiviestinnässä, liiketoiminnan suunnittelussa ja tuotekehityksessä, asiakaspalvelun ja verkkosivuston käyttökokemusten parantamiseen, maksamiseen ja laskutukseen liittyvään käsittelyyn, asiakassuhdeviestintään ja rekisterinpitäjän palveluiden markkinointiin.

Asiakkaan ilmoittamia mahdollisia erityisruokavaliotietoja käytetään vain ruuan valmistukseen ja tarjoiluun. Mikäli asiakas pyytää rekisterinpitäjään huomioimaan terveydentila palvelujen tuottamisessa, tietoa käytetään vain palvelun suorittamiseen (esim. allergia, liikuntarajoitteisuus).

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidystä voidaan tallentaa nimi, syntymäaika ja tarpeelliset yhteystiedot (puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite, yritystunnus), kansalaisuus, kaikki varauksia koskevat tiedot mukaan lukien maksutapa- ja laskutustiedot sekä mahdolliset maksuviivetiedot. Rekisteröidystä voidaan tallentaa myös tiedot palveluiden käytöstä ja ostoista mukaan lukien asiakkaan erityistoiveita koskevat tiedot sekä mahdolliset asiakaspalaute- ja reklamointitiedot sekä tieto siitä, mikäli asiakas on kieltänyt suoramarkkinoinnin sähköpostitse. Rekisteröidystä voidaan tallentaa myös kommentit verkkopalveluissa sekä käyttäjän antamat profilointi- ja kiinnostustiedot markkinoinnin ja asiakasviestinnän kehittämiseksi rekisteröidylle.

6. Tietojen lähteet

Tiedot saadaan
  • suoraan rekisteröidyltä (paikan päällä, puhelimitse, sähköpostilla)
  • kolmannen osapuolen varauspalvelulta tai varauspalvelusivustolta
  • kolmannen osapuolen varauspalveluyritykseltä (matkatoimisto, matkanjärjestäjä)
  • kolmannelta osapuolelta (työantaja, yhdistys tms) joka varaa rekisteröidylle palveluita
  • joltain muulta kolmannelta osapuolelta, johon rekisteröity on ottanut yhteyttä ja varaa palveluita kolmannen osapuolen kautta
  •  muista julkisista tietolähteistä ja yhteystietojen palveluntarjoajilta

7. Tietojen luovutukset

Asiakasrekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Poikkeuksena mikäli asiakas haluaa varata kolmannen osapuolen palveluja esimerkiksi ohjelmapalveluja tai kuljetuksia.

Mikäli asiakas varaa majoitus-, ravintola- tai ohjelmapalveluita www.sundaymorning.fi -sivuston kautta, rekisteröity luovuttaa henkilötietoja kolmannen osapuolen varauskanavan kautta. Samoin, jos rekisteröity jättää yhteydenottopyynnön sivuston kautta, välittyy nimi ja sähköpostiosoite verkkosivuston ylläpitäjän kautta.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille näiden lakiin perustuvien pyyntöjen perusteella.

8. Tietojen luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

9. Rekisterin suojaukset

Manuaalinen aineisto säilytetään suojassa/lukitussa tilassa ja hävitetään kun sitä ei enää tarvita (esim. kun saatettu sähköiseen muotoon).

Sähköinen aineisto on asianmukaisesti suojattuna rekisterinpitäjän tiloissa ja asianmukaisesti suojatulla palvelimella ja palvelussa. Henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjän henkilökuntaan kuuluvat henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä suorittamiseen. Asiakas- ja markkinointirekisteriä säilytetään toistaiseksi.

Rekisterinpitäjä säilyttää muita rekisteröityjä henkilötietoja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti ja vain niin kauan, kun niiden säilyttäminen on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi. Tietoja voidaan kuitenkin säilyttää kirjanpito – tai muusta lainsäädännöstä johtuen myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

10. Oikeus tietojen tarkastukseen

Asiakkaalla on oikeus ja tarvittaessa oikaista henkilörekisteriin tallennetut tietonsa. Tarkastus- ja oikaisupyynnöt toimitetaan rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle rekisteröidyn allekirjoituksella varustettuna kirjallisesti tai sähköisesti.

Pidätämme oikeuden muuttaa rekisteriselostetta lainsäädännön ja palveluidemme kehityksen muuttuessa.

Tietosuojaseloste on päivitetty 15.11.2019